Artikelkommentare und Textbausteine

Standardtextcodes

In den meisten Prozessabläufen lassen sich Bemerkungen oder Textbausteine hinzufügen. Die Grundeinrichtung hierfür kann über die Seite Standardtextcodes erstellt werden. Hier können alle Textbausteine hinterlegt werden, die später gebraucht werden, denn aus jedem Prozess kann aus der Sammlung der Textbausteine zurückgegriffen werden.

Textbausteine für Artikel hinterlegen

In der Artikeleinrichtung lassen sich für jeden Artikel spezifische Textbausteine hinterlegen. Im Kopfmenü unter dem Bereich Zugehörig Artikel - Textbausteine sind die Vorlagen zu finden. Theoretisch können hier für jeden Sprachcode Textbausteine hinterlegt werden. Zu Beginn ist es deshalb empfehlenswert, das Kontrollkästchen für Alle Sprachen zu aktivieren, da sonst jede Sprache eingerichtet werden muss.

Neben der Beschreibung des Textbausteins lässt sich auch ein Start- und Enddatum definieren, um zum Beispiel für saisonbedingte Informationen zu geben oder dem Kunden Änderungen am Artikel frühzeitig mitzuteilen.

In Bemerkung einfügen steuert das spätere Verhalten in Aufträgen und Angeboten, wenn der Artikel ausgewählt wird. Wenn das Feld aktiviert ist, werden die Texte automatisch in allen definierten Teilen berücksichtigt, sodass der Text mit auf dem Beleg erscheint. Ist das Kontrollkästchen deaktiviert, besteht dennoch die Möglichkeit, den Text manuell in die Auftragszeile einzufügen. Im Auftrag kann das Beispielsweise über das Zeilenmenü unter Zeile - Funktion - Textbausteine einfügen gemacht werden. Das System würde sich anschließend alle Bemerkungen, die im Artikel hinterlegt wurden, in eine neue Zeile unterhalb des Artikels ziehen.

Note

Die Zeile mit dem Kommentar wird in der Belegansicht unterhalb der Artikelzeile angezeigt.

Nachdem im Reiter Zeilen der Text und das gewünschte Format hinterlegt wurde, kann anschließend noch eingerichtet werden, wo der Textbaustein automatisch bzw. manuell hinzugefügt werden kann. In jedem Beleg im Bereich Verkauf, Einkauf und Service kann hier bei Bedarf der Textbaustein entsprechend aktiviert oder deaktiviert werden.

Kommentare über die Bemerkungen hinzufügen

Mit der Tastenkombination Alt + B oder mit der Navigation durch das Zeilenmenü über Zeile - Verknüpfte Informationen lassen sich Bemerkungen zu dem Auftrag hinzufügen. Die Funktion steht sowohl im Verkaufsauftrag als auch in der Angebotserstellung zur Verfügung und wird im Zeilenmenü mit dem Artikel der Zeile verknüpft. Diese Art der Bemerkungen werden zudem nur auf den Lieferscheinen mit ausgedruckt und nicht auf den Aufträgen. Sie dienen daher eher dem internen Gebrauch.

In dem Bemerkungsfenster kann nun neben dem Datum ein Textbausteincode ausgewählt werden. Die Textbausteine lassen sich in dieser Ansicht nicht bearbeiten. Ebenfalls können hier keine neuen Textbausteine hinterlegt werden. Die Bemerkung kann anschließend aber überschrieben werden. In der nachfolgenden Spalte Lieferhinweis wird zudem festgelegt, ob die Bemerkung für die Lieferung mit angedruckt werden soll oder nur für interne Zwecke bestimmt ist.

Sollten für den vorliegenden Artikel auch Zertifizierungen (zum Beispiel hitzebehandeltes Holz) hinterlegt worden sein, werden auch diese Informationen in die Bemerkungen eingefügt. Dieser Prozess findet automatisch statt, sodass bei den Transportdokumenten direkt die nötigen Informationen mit ausgewiesen werden.

In der Artikelzeile des Auftrags gibt es darüber hinaus das Informationsfeld Bemerkung vorhanden, das angibt, ob zu dem Artikel bereits Bemerkungen hinterlegt sind. Die Zertifizierungen sind hier ebenfalls hinterlegt. Bemerkungen können aus dieser Ansicht nicht bearbeitet, sondern nur angezeigt werden.

Tip

Die Zeichenkette ist auf eine maximale Anzahl von 80 Zeichen begrenzt und ein Zeilenumbruch ist nicht möglich. Wenn mehr Zeichen benötigt werden oder eine zweite Bemerkung in einer neuen Zeile benötigt wird, kann in der Bemerkungsübersicht eine neue Zeile eingefügt werden.

Kommentare in der Zeile manuell hinterlegen

Neben den fest definierten Textbausteinen, die je nach Einrichtung direkt als weitere Zeile zum Artikel hinzugefügt werden, gibt es in Business Central die Möglichkeit, Bemerkungen in der Zeile selbst zu hinterlegen. Anstelle des Artikels als Art, kann hier eine Bemerkung hinterlegt werden. In der Spalte Nr. kann aus den Standard-Text-Codes gewählt werden und in der Spalte Beschreibung können zusätzlich manuell Texte ergänzt werden.

Note

Die Zeile mit dem Kommentar wird in der Belegansicht später in den darunter stehenden Artikel eingefügt und die Bemerkungen werden über die gesamte Breite der Zeile im Beleg gezogen.